9 วิธีที่จะทำให้การประชุมแต่ละครั้งไม่ออกทะเล

ในปี พ.ศ. 2517 เรย์ ดาลิโอได้ก่อตั้งบริษัทกองทุนหลักทรัพย์บริดจ์วอเตอร์แอสโซซิเอทส์ ( Bridgewater associates )ขึ้น ปัจจุบันบริษัทมีการบริหารจัดการเงินกองทุนราวๆ 160,000 ล้านดอลลาร์ ให้กับ 350 องค์กรยักษ์ใหญ่ทั่วโลก 

นอกเหนือจากความสำเร็จทางการเงินแล้ว บริดจ์วอเตอร์ยังเป็นที่รู้จักในเรื่องการสร้างวัฒนธรรมที่เป็นเอกลักษณ์ ชัดเจน โปร่งใส่ ตรงไปตรงมา

นักการเงินผู้มากประสบการณ์อย่างเรย์ ดาลิโอ( Ray Dalio ) เคยผ่านการประชุมมาเเล้วหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นทั้งที่ดีทั้งไม่ดี เเละน่าเกลียดสุดๆ

นี่จะเป็นคำแนะนำของดาลิโอในการจัดการที่ประชุม ที่ทำอย่างไรถึงจะให้การประชุมเเต่ละครั้งเกิดผลลัพธ์อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เเละไม่ออกนอกทะเลไปไกลในระหว่างที่กำลังประชุมอยู่…

1. กำหนดให้ชัดเจน

กำหนดไปเลยว่าใครเป็นผู้ควบคุมการประชุมและใครเป็นผู้ที่จะพูดในการประชุมทุกครั้ง ควรมุ่งเป้าไปที่การบรรลุเป้าหมายในเรื่องนั้นๆ  การประชุมที่ไม่มีผู้ควบคุมทิศทางจะมีเนื้อหาที่หลุดออกนอกประเด็นได้อย่างง่ายดาย มีความเสี่ยงสูงที่จะไม่ได้ข้อสรุปอะไร เเละกลายเป็นเรื่องเสี่ยเวลาไป

2. ลำดับความสำคัญ

ถ้าเป้าหมายของคุณคือการทำให้คนที่มีความเห็นแตกต่างกันทำงานร่วมกัน เช่นการอภิปรายที่เปิดกว้างทางความคิด รูปแบบการประชุมควรจะเเตกต่างออกไปจากการประชุมที่เน้นการเข้าใจในตัวงาน

การดีเบต ต้องใช้เวลาและเวลาจะเพิ่มขึ้นเป็นทวีคูณขึ้นอยู่กับจำนวนคนที่เข้าร่วมการสนทนา ดังนั้นคุณต้องเลือกคนที่เหมาะสมเเละจำนวนที่เหมาะสมด้วย  

วิธีที่แย่ที่สุดในการเลือกคน คือเลือกเเบบ Group-think  (คนที่ไม่เอามุมมองของคนส่วนน้อยเลย) และ solo-think (คนที่ไม่ยอมรับความคิดเห็นคนอื่นเลย) ทั้ง 2 กลุ่มเป็นพวกอันตราย และอาจจะบานปลาย ให้พยายามหลีกเลี่ยนคนเเบบนี้เอาไว้ ไม่งั้นยืดเยื้อเเน่นอน

3. ชัดเจนเรื่องวิธีการแสดงความคิดเห็น

การอภิปรายในเชิงเปิดกว้างทางความคิด ( Open -minded ) อาจเป็นเรื่องยากและใช้เวลานาน  มันขึ้นอยู่กับผู้นำการประชุมที่จะสมดุลมุมมองที่ขัดแย้งกันยังไง ปล่อยให้คำถามผ่านไปในจังหวะไหน เเละตัดสินใจอย่างชาญฉลาด ในการใช้เวลากับคำถามนั้นเพียงใด

การควบคุมเวลาเป็นสิ่งสำคัญ เเต่บางครั้งอาจมันต้องใช้ความคิดมากกว่าปกติกับคำถามบางคำถามทำให้กินเวลายาวนาน ควรชั่งน้ำหนักว่ามันคุ้มไหมที่จะรอคำตอบเหล่านั้น พยายามเข้าใจสิ่งที่ผู้พูดได้พยายามตอบออกมาเเละผู้ถามสามารถช่วยรวบรัดให้มันเร็วขึ้นได้ โดยการวิเคราะห์คำตอบเหล่านั้นเเล้วลองพูดมันออกมา 

4. ระวังหลุดประเด็น

การหลุดประเด็นคือการสุ่มอย่างล่องลอยจากหัวข้อหนึ่งไปยังหัวข้อหนึ่งโดยที่ไม่ได้มีประเด็นไหนที่เสร็จ  วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงคือการติดตามการสนทนาบนกระดานไวท์บอร์ดเพื่อให้ทุกคนสามารถเห็นว่ากำลังพูดถึงตรงไหนเเล้ว

5. ควบคุมความเป็นเหตุเป็นผลของบทสนทนา

อารมณ์ของผู้คนมีแนวโน้มที่จะร้อนเเรงขึ้นเมื่อมีความไม่เห็นด้วยเกิดขึ้น ให้ตั้งสติและการวิเคราะห์สถานการณ์อยู่ตลอดเวลา 

ให้ระลึกเสมอว่าการใช้อารมณ์สามารถสะท้อนให้เห็นความ “ไม่จริง” ออกมาได้ ตัวอย่างเช่นบางครั้งคนจะพูดว่า “ฉันรู้สึกเหมือน… ” และพูดต่อไปราวกับว่ามันเป็นความจริง มันทำให้คนอื่นสามารถตีความได้แตกต่างออกไปได้ในสถานการณ์เดียวกัน

ต้องถามให้เเน่ชัดไปเลยว่าสิ่งที่เขาพูด “เป็นความจริงหรือไม่?” เพื่อดึงการสนทนาให้เป็นความเป็นจริงมากที่สุด ไม่ใช่มโนตามความรู้สึก

6.อย่าลืมหน้าที่

ระมัดระวังไม่ให้สูญเสียความรับผิดชอบส่วนบุคคล บ่อยครั้งกลุ่มจะตัดสินใจที่จะทำอะไรบางอย่างโดยไม่ได้มีการกำหนดหน้าที่ส่วนบุคคล ซึ่งควรมีความชัดเจนในการประชุมตั้งเเต่เเรก

7. ใช้กฎ “สองนาที” เพื่อหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะ

กฎสองนาทีระบุว่าคุณต้องไม่ขัดจังหวะคนพูด ให้อีกฝ่ายอธิบายความคิดของตนเองก่อนหลังจากนั้น 2 นาทีคุณจึงมีสิทธิที่จะอธิบายในส่วนคุณเอง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีเวลาในการตกผลึกทางความคิดและสื่อสารความคิดของตนเองโดยไม่ต้องกังวลว่าพวกเขาจะถูกเข้าใจผิดหรือหลุดโฟกัสเพราะการเเทรกเเซงในระหว่างที่พูดอยู่

8. ระวังคนที่พูดเร็ว

บางคนคิดว่าการพูดเร็วจะทำให้ดูฉลาดขึ้นให้พึงระวังวิธีคิดนี้ไว้ดีๆ คิดเสมอว่าหน้าที่ของคุณคือทำให้ทุกอย่างมันดูชัดเจนและมีเหตุผล ถ้าคุณกังวลคำถามประมาณว่า….”ขอโทษนะ..ฉันฟังคุณไม่ทันเลยช่วยช้าๆลงหน่อยได้ไหม” คุณอาจจะถามคำถามเป็นข้อๆในส่วนที่คุณต้องการความชัดเจน

9. ปิดการประชุม

วัตถุประสงค์หลักของการประชุมคือการบรรลุเป้าหมายซึ่งจะนำไปสู่การตัดสินใจ บทสนทนาในที่ประชุมที่ไม่สามารถบรรลุผลได้คือการเสียเวลา เมื่อมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันเกิดขึ้น เป็นสิ่งสำคัญที่จะจบลงด้วยการชี้เเจงถึงบทสรุปที่ชัดเจน 

เมื่อมีการตัดสินใจในการดำเนินการใดๆ ให้รายงานสิ่งที่ต้องทำ บุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ทำและระบุวันเวลาที่กำหนด เขียนข้อสรุปการทำงานให้ชัดเจน เพื่อที่จะนำไปสู่การปฏิบัติงานจริง

 

 

Source: www.cnbc.com 

ติดตามเพจ: www.facebook.com/WeTheVaporTH